Excel2000新增功能

*   更豐富的分析工具

使用樞紐分析表分析資料

利用 樞紐分析表 ,只要決定用來彙整資料的欄位與準則,以及結果報表的外觀, 樞紐分析表精靈 會幫您完成其餘的所有工作。

建立樞紐分析表

1.    選擇清單範圍內的任一儲存格。

2.    選擇 資料 功能表的 樞紐分析表與圖報表 命令。

3.    若是使用清單範圍來產生樞紐分析表,選擇 Excel清單或資料庫 選項。

4.    選擇 樞紐分析表 選項。

5.     下一步 鈕繼續。

6.    若您要分析的範圍是資料庫的話,請跳至步驟9

7.    如果範圍中並未包含正確的資料,請按下 折疊對話 鈕,然後在清單範圍內拖曳滑鼠,以選擇包含欄位名稱的新範圍,選擇好後按下 展開對話 鈕。

8.     下一步 鈕繼續。

9.    將欄位名稱拖曳到     資料 等區域。

10. 按下 確定 鈕。

自既有的樞紐分析表或樞紐分析圖中建立樞紐分析報表

1.    開啟含有樞紐分析表的工作表。

2.    選擇 資料 功能表的 樞紐分析表及圖報表 命令。
 

3.    選擇 別的樞紐分析表或樞紐分析圖 選項。

4.    選擇 樞紐分析表 選項。

5.     下一步 鈕繼續。

6.    選擇與樞紐分析圖相關連的報表名稱。

7.     下一步 鈕繼續。

8.    選擇新樞紐分析表所在的位置。

9.    您亦可以按下 版面配置  選項 鈕改變樞紐分析表的外觀或功能,然後按 確定 結束。

10. 按下 完成 鈕。

更新樞紐分析表

利用 樞紐分析表 工具列可以快速更新樞紐分析表的報表,利用這種做法的話,那麼每次您將新資料加到清單中時,就不需要重新建立樞紐分析表了,當您加入新資料時,可以直接在樞紐分析表或樞紐分析圖內拖曳資料欄位,讓整個操作更方便。

更新樞紐分析表報表

1.    先修改好清單範圍中的資料。

2.    選擇樞紐分析表報表中的任一儲存格。

3.    按下 樞紐分析表 工具列上的 更新資料 鈕,或是按下在 樞紐分析表 工具列中 樞紐分析表 下拉箭頭,然後選擇 更新資料 命令。

在樞紐分析表或樞紐分析圖中新增或移除一個欄位

1.    將滑鼠指標移動到 樞紐分析表 工具列上要新增或移除的欄位上。

2.    將欄位拖曳至樞紐分析表,即可將欄位新增到樞紐分析表上;或是從樞紐分析表上拖出以移除該欄位。

修改樞紐分析表或樞紐分析圖

改變樞紐分析表或樞紐分析圖的欄位設定

1.    選擇您要改變的欄位。

2.    按下 樞紐分析表 工具列的 欄位設定 鈕。

3.    若要改變數值格式,請按下 數值 鈕,選擇任一種格式,然後按下 確定 

4.    若要改變資料的顯示方式,請按下 資料顯示方式 的下拉箭頭,然後選擇任一個項目。

5.    最後按下 確定 鈕結束。

繪製樞紐分析表的圖表

由樞紐分析表所產生的圖表稱之為 樞紐分析圖 。當您在樞紐分析表中選擇好資料後,便可與一般工作表產生圖表的方式一樣,利用 圖表精靈 來繪製圖表。若您尚未製作樞紐分析表的話,可以一次同時建立出樞紐分析表與樞紐分析圖。

從樞紐分析表報表中建立樞紐分析圖

1.    選擇樞紐分析表中的任一個資料欄位。

2.    按下 樞紐分析表  一般 工具列上的 圖表精靈 鈕。樞紐分析圖就會建立在新的工作表上。

修改樞紐分析圖報表

1.    選擇您要修改的樞紐分析圖工作表。

2.    按下 樞紐分析表  一般 工具列上的 圖表精靈 鈕。

3.     圖表精靈 的四個對話方塊中,設定好各個選項。

4.    最後按下 完成 鈕。

從樞紐分析表報表中建立樞紐分析圖報表

1.    選擇清單範圍中任一個儲存格。

2.    選擇 資料 功能表的 樞紐分析表與圖報表 命令。
 

3.    若是利用清單範圍的資料,請選擇 Excel清單或資料庫 選項。

4.    選擇 樞紐分析圖(及樞紐分析表選項。

5.     下一步 鈕繼續。

6.    若資料範圍未包含到所有的正確資料,請按下 折疊對話 鈕,然後在工作表中拖曳出清單範圍,並要選擇到欄位名稱,完成後按下 展開對話 鈕。按 下一步 鈕繼續。

7.    選擇新圖表的所在位置。按下 完成 鈕。

8.     樞紐分析表 工具列中將您要的欄位與資料拖曳到樞紐分析圖的各個區域中。當您完成樞紐分析圖之際,樞紐分析表亦同時完成。

*   軟體的使用與管理

在工作表中加上資料驗證

工作表中的儲存格可以設定成只能輸入某些特定的資料,如此便能降低資料輸入的錯誤,並能使工作表內容更具可信度。舉例來說,您在輸入日期時便可限制某個範圍內的儲存格只能輸入某段期間內的日期資料。您可利用邏輯運算元(如等於、不等於、小於、大於等)來設定驗證規則,若輸入錯誤的資料時,就會出現一個您自訂的警告訊息,說明該輸入資料不符合驗證規則。

建立驗證規則

1.    選擇您要設定驗證規則的儲存格範圍。

2.    選擇 資料 功能表的 驗證 命令。

3.    選擇 設定 標籤。

4.    按下 儲存格內允許 的下拉箭頭,然後選擇資料的形態。

5.    按下 資料 的下拉箭頭,然後選擇邏輯運算元。

6.    輸入數值,或是利用折疊對話方塊鈕在工作表中選取一個範圍,以設定最小值與最大值的準則。

保護您的資料

要保護您努力工作的成果,特別是當您的檔案還跟別人共用時,最好能用密碼來保護您的檔案。您可以只保護其中一個工作表,也可以保護整個活頁簿。一旦檔案以密碼保護後,在每次您要編輯檔案時,您將必須提供正確的密碼,才能開啟檔案編輯。

保護工作表

1.     工具 功能表上指到 保護 然後按一下 保護工作表 

2.    勾選工作表中您要保護的項目。

3.    輸入密碼。

4.     確定 鈕。

5.    再輸入一次密碼。

6.     確定 鈕。

共用活頁簿

當您在網路環境與他人一同工作時,需要和同事共用自己所建立的活頁簿;可以分攤鍵入和維護資料的擔子。所謂的「共用」便是使用者可以新增資料欄或列、鍵入資料和改變資料格式,並可同時讓您見到這些改變。假如多人修改了同一個儲存格,Excel會自動幫您追蹤變更,往後也可以接受或拒絕這些變更。

啟動共用活頁簿

1.    開啟要共享的活頁簿。

2.     工具 功能表下,按一下 共用活頁簿 

3.    按一下 編輯 標籤。

4.    按一下 容許多人同時修改活頁簿,且容許合併活頁簿 選項。

5.    按一下 確定 按鈕。

6.    按一下 確定 按鈕儲存活頁簿。

改變共享設定

1.    開啟要共享的活頁簿。

2.     工具 功能表下,按一下 共用活頁簿 

3.    按一下 進階 標籤。

4.    指定修改的資料要保留多少天,或不保留修訂記錄。

5.    指定檔案更新的時間,設定每隔多少時間自動更新等。

6.    設定發生衝突時解決的辦法,可以由使用者決定或是以最新版本為主。

7.    指定個人需要加入的資訊。

8.    按一下 確定 按鈕。

從查詢取得資料

您可以透過資料庫或Web的查詢將資料匯入到Excel中,再使用公式加以分析。也可以在查詢的表格中插入資料欄,並加以格式化。當資料被更新時,既有的格式和分析會被保留。透過 新增Web查詢60  Excel可以幫助您將Web上的資料帶到工作表上,一但資料取得後,往後便不需要再重新查詢,因為這些資料已經保留在工作表上了。

新增資料庫查詢

1.     資料 功能表的 取得外部資料 上,按一下 新增資料庫查詢 

2.    按兩下 新資料庫來源 
 

3.    鍵入資料來源的名稱。

4.    選取資料庫的驅動程式。

5.    按一下 連接 按鈕,選取資料庫。

6.    若有需要,按一下預設表格部分的箭頭,選取一個表格。

7.    按一下 確定 

8.    按一下 確定 

從新的Web查詢取得資料

1.     資料 功能表的 取得外部資料 上,按一下 新增Web查詢 

2.    鍵入要取得資料的網址,可以按一下 瀏覽網頁 按鈕協助您找到網頁。

3.    設定所要擷取的資料,是整個網頁或是表格等等。

4.    設定所要保存網頁的格式。

5.    按一下 儲存查詢 按鈕將查詢存檔,以便往後利用。按一下 確定 按鈕。

*   HTML 文件建立與公佈

將活頁簿存成網頁

1.     檔案 功能表上,按一下 另存成Web畫面 

2.    按一下任何在左邊 位置 列上的按鈕,以選擇檔案存放之位置。

3.    若是想將檔案存放在其它資料夾,按一下 儲存位置 的下拉式表單切換。

4.    鍵入網頁的名稱。

5.    按一下 儲存 按鈕。

將工作表儲存和發佈成互動式的網頁

1.    選取想要儲存成網頁的儲存格。

2.     檔案 功能表上,按一下 另存成Web畫面 
 

3.    有需要的話,按一下 選取區 選項按鈕只輸出目前選取的資料。

4.    要加入互動式的功能,請核取 加入互動功能 項目。

5.    在視窗左邊按一下任一個儲存的位置。

6.    鍵入網頁的名稱。

7.    按一下 發佈 按鈕。

8.    核取 增加互動功能 選項,然後選取右邊的 試算表功能  樞紐分析功能 或其它的Office Web  元件。

9.    按一下 發佈 按鈕。

預覽網頁

透過預覽網頁的功能,您可以檢視任何Excel的工作表便如同已經存在Web一樣。透過此方式,您可以檢視轉換成網頁後,是否會有錯誤產生,以便及時更正。正如同列印前會先預覽一番,所以發佈網頁之前也會先使用瀏覽器看一看。預覽網頁跟預覽列印的使用方式蠻相像的,此種方式可以讓您瞧一瞧發佈後的網頁到底會是什麼樣子。

檢視網頁

1.    開啟想要檢視的活頁簿。

2.     檔案 功能表上,按一下 Web畫面預覽 ,之後預設的瀏覽器便會自動載入轉換過的Web畫面。

3.    按一下想檢視的工作表標籤。

4.    按一下右上角的 關閉 按鈕便可以回到Excel中。

插入Internet連結

若有需要連結到Internet時,您可以在工作表上插入連結,並指定網站名稱。如此一來,任何使用此工作表的人便可以透過該連結存取全球資訊網的資訊。

建立超連結

1.    選取想要建立超連結的儲存格。

2.     一般工具列 上,按一下 插入超連結 按鈕。

3.    按一下畫面左方 連結至 項目中的幾種連結的類型,此外,也可以直接從清單中挑選出來。

4.    若是所要連結的檔案在不同的資料夾,按一下 檔案  Web畫面 按鈕。

5.    有需要的話,也可以鍵入檔案或Web畫面的名稱。

6.    按一下 確定 按鈕。

移除超連結

1.    選取含有要移除超連結的儲存格。

2.     一般工具列 上,按一下 插入超連結 按鈕。

3.    按一下 移除超連結 按鈕。

從網站上擷取資料

利用Web工具列可以將網站上的資料插入到Excel ,也可以遊走各網站、收集資料,以加入到您的工作表上。

使用Web工具列從網站上擷取資料

1.     檢視 功能表的 工具列 上,按一下 Web 

2.     Web工具列 上,按一下 搜尋Web ,此時, Excel會打開瀏覽器。

3.    建立對Internet的連線(透過數據機上網的使用者)。

4.    循著指示搜尋想要找尋資料的網站。

複製Web的表格到工作表上

您可以複製網頁上的表格式資料,然後貼上或拖曳到Excel的工作表中。這是一個簡單的方法可以將網頁的表格轉換到Excel並使用。透過瀏覽器, Excel讓任何人對表格資料的存取變簡單了。

複製網頁上的表格到工作表

1.    開啟瀏覽器。

2.     網址 工具列上,輸入所要取得資料的位址,然後按一下鍵。

3.    選取網頁上所要複製的表格資料。

4.    開啟資料所要貼上的Excel工作表。

5.    使用滑鼠右鍵,按一下 工作列 ,然後再按一下 垂直並排 

6.    將表格的資料從瀏覽器上拖曳到Excel的工作表,然後放開即可。

使用E-Mail傳遞活頁簿

透過E-Mail以附件的方式,傳遞工作表或整個活頁簿,並且使用您所喜歡的E-Mail程式。如果需要其他的人線上檢視活頁簿的副本,建議透過E-Mail並決定活頁簿的傳閱名單,而非使用傳統的傳遞方式,如此您可以檢視、追蹤其狀態,在所有的收件者檢閱過後,便會自動回到您的信箱。當然其它的使用者也必須使用Outlook才行。

E-Mail訊息裡傳送活頁簿

1.    開啟想要傳送的活頁簿。

2.     檔案 功能表上的 傳送到 ,按一下 郵件收件人 

3.    選取收件者或副本收件者。

4.    按一下 傳送這張工作表 按鈕。

使用附件的方式傳送活頁簿

1.    開啟想要傳送的活頁簿。

2.     檔案 功能表上的 傳送到 ,按一下 郵件收件人(當作附件) ,預設的E-Mail程式會自動被啟動,並顯示編輯新郵件的視窗。

3.    選取收件者或副本收件者。

4.    鍵入相關的訊息。

5.    按一下 傳送 按鈕。

透過E-Mail傳閱活頁簿

1.    開啟要傳閱的活頁簿。

2.     檔案 功能表上的 傳送到 ,按一下 傳閱名單收件者 

3.    按一下 地址 按鈕新增收件者。

4.    輸入傳閱的主旨。

5.    有需要的話,也可以輸入關於傳閱的敘述。

6.    指定其它傳閱的設定。

7.    按一下 傳閱 按鈕,此時郵件便會被寄出,活頁簿則是其中的附件。