PowerPOINT2000

*   PowerPoint 簡介

什麼是PowerPoint

PowerPoint2000Microsoft Office2000的家族成員之一。它是簡報圖形軟體中的佼佼者,可以將您的想法以輕鬆又簡單的方式轉換成專業且優美的簡報。

PowerPoint將經由非常基本的畫面來帶領您,並適時的指導您完成建立簡報的過程。您可以輸入簡報所需要的文字和數字,或從其他的軟體將資料匯入到PowerPoint上;或在各式各樣的設計範本中挑選所需要的簡報格式。

當簡報完成後,PowerPoint可以將簡報列印成講義以方便會議使用,也可以列印成備忘稿,甚至列印在透明的投影片上來展示這份簡報。不過大多數人已經放棄列印投影片,改以螢幕來展示簡報。電子簡報就像電視的效果一樣可以播放出聲音、音樂、動畫,甚至是影片。如果您的觀眾是在地球的另一端,您可以使用PowerPoint所擁用的Web簡報功能,在IntranetInternet上展示您的簡報。

PowerPoint中建立一份具有專業水準的視覺簡報,您不必是一位藝術家。因為PowerPoint內建了設計範本。您不一定要精通電腦才能熟悉PowerPoint所有的功能,因為PowerPoint總是會有提示訊息引領您走下一步,有時,當您決定要做選擇時PowerPoint會顯示精靈以指導您通過最主要的決定。而發表簡報的差事PowerPoint是無法幫您的,但專業的視覺品質將會給予您充足的信心。

PowerPoint特有的製作簡報技巧能夠讓您的工作更容易:

 您需要快速、容易和令人印象深刻的視覺效果且同時配合音效。 PowerPoint的內容大綱精靈和簡報範本不僅提供您在製作簡報時所需要的設計效果,也提供了一個基本的簡報內容供您參考。您只需簡單的挑選一個與簡報相關的主題和簡報範本,您就能看著PowerPoint自動為您產生出引人注目的投影片,而且其內容是有組織的、有連貫性且具有專業的領域。

 您需要一個依事實根據所產生的圖形或圖表簡報。 PowerPoint提供統計圖表、組織圖表和表格等程式,協助您建立一個詳實的畫面,例如將數值繪製成統計圖表,或以組織圖的方式詳細的展現機構或公司的組織架構,或是製作出對某事件看法的比較圖。

 您需要一些複雜且花招百變的電子簡報。 PowerPoint的投影片展示中將可以選用複雜且特別的效果,包括動畫的圖表、聲音、音樂和播放CD樂曲,甚至嵌入影片和那些令人滿意的投影片切換效果。在投影片放映時還可以交互播放─例如插播與主題相關的其他投影片,或呼叫被隱藏的投影片以回應觀眾的詢問。

 您需要製作一個具有企業精神的簡報,其包含企業標誌及與企業色彩。 簡易的自訂投影片背景和色彩配置都是PowerPoint全部作品中的一部份。您可以將企業標誌放在每張投影片的背景上,或是選取適合的顏色以配合企業的色彩配置。

 您需要將其他軟體所產生的文字與圖形組合到投影片中。 PowerPoint可以很容易的將從其他Office軟體(例如WordExcel)所產生的文字、圖表、數值和圖表整合成簡報上的要素。也可以在PowerPoint中直接編輯這些物件,其操作方式就如同您在原來的程式中建立這些物件一般。

 您需要隨時的傳送簡報以遍及區域網路甚至是網際網路。 簡報的廣播設定可以讓您的簡報分享到公司的網路或甚至網際網路上,方便您與同事共同檢視這份簡報。您可以預覽投影片,記錄備忘資料和閱讀手稿,以保持追蹤簡報的進度,讓您的簡報在觀眾面前展示的更為流暢。

*   office軟體之整合

插入Excel物件

您可以在簡報中插入多種不同類型的Excel物件,而其中最常見的兩種物件型態為:工作表及圖表。您可以插入一份新的Excel工作表,稍後再加入資料;也可以插入現有的Excel檔案;或者您也可插入另一份Excel檔案中的圖表。

插入新的Excel圖表或工作表

1.    按一下 插入 功能表,再按一下 物件 
 

2.    按一下 建立新物件 選項。

3.    依據您的需要,按下 Microsoft Excel圖表  Microsoft Excel工作表 

4.    按一下 確定 

5.    利用來源程式工具編輯物件。

6.    編輯完畢時,請在物件外按一下。

匯入Excel圖表或工作表

1.    顯示要匯入物件的投影片。

2.    按一下 插入 功能表,再按一下 物件 

3.    按一下 檔案來源 選項,按 瀏覽 按鈕,選取要匯入的工作表,按 確定 

4.    如果要連結工作表,請勾選 連結 核取方塊。

5.     確定 

6.    如有必要,可以在物件上按兩下,利用Excel工具列編輯Excel工作表。

7.    當物件編輯完畢,在物件外按一下結束。

插入現有的Excel圖表

1.    開啟Excel中有包含圖表的工作表。

2.    選取圖表,然後按一下Excel 一般 工具列上的 複製 鈕。

3.    切換到PowerPoint ,並開啟要插入圖表的投影片。

4.     一般 工具列上按一下 貼上 鈕。
 

5.    在圖表外按一下,取消圖表的選取。

用電子郵件寄出簡報

您的電腦中如安裝了OutlookOutlook Express,那麼您就可以直接從PowerPoint中,將簡報寄給同事。您可以利用 郵件收件者 功能來傳送投影片內容;或者也可以將整個檔案當成郵件附件來傳送。(當您將簡報傳送時,投影片會以HTML的格式來傳送。)

E-mail傳送投影片

1.    開啟簡報檔,顯示要傳送的投影片。

2.     一般 工具列上,按一下 電子郵件 鈕。

3.    選取要傳送這張投影片的相關選項。

4.    輸入收件者或副本收件者的電子郵件位址。

5.    在工具列上按 傳送這張投影片 

E-mail傳送簡報

1.    開啟簡報。

2.    按一下 檔案 功能表,再按 傳送到 ,或按 郵件收件人(當作附件。預設的E-Mail程式就會開啟。

3.    輸入收件者的電子郵件位址,及相關訊息後在工具列上按 傳送 

匯出備忘稿及投影片到Word

將備忘稿及投影片匯到Word,使用Word的功能編輯。特別是打算將簡報製作成參考手冊或訓練講義一類較進一步的文件時,這將會是很方便的功能。

利用Word建立講義

1.     檔案 功能表中選擇 傳送到 ,按一下 Microsoft Word 
 

2.    選取講義的版面配置。

3.    如要與簡報連結,請按 貼上連結 選項。

4.    按一下 確定 
這時,Word會開啟,建立一份新文件。並且套用您所選取的版面配置。
 

5.    Word中列印文件。如有必要,可以編輯或儲存文件

6.    完成時,請按 關閉 鈕,結束Word

*   投影放映及列印設定

設定放映方式

從大螢幕簡報展示到資訊站中的電腦螢幕自動播放,PowerPoint提供了許多不同的投影片展示方式。在對特殊對象做簡報時,您可能不會需要展示簡報中所有的投影片,此時,您可以選擇只展示部份的投影片,或是隱藏其中幾張投影片。

設定投影片

1.    按一下 投影片放映 功能表,再按一下 設定放映方式 
 

2.    選取需要的投影片放映方式。

*   按一下 由演講者簡報 選項鈕,則簡報會以傳統的全螢幕方式放映。此外,您還可以進一步設定以手動或自動方式來放映簡報。

*   按一下 觀眾自行瀏覽 選項鈕,則可以在標準視窗中放映投影片,並且允許觀眾自行選取PowerPoint功能表中的設定。

*   按一下 在資訊站瀏覽 選項鈕,則可以建立自我放映的簡報放映方式。這種自動執行的簡報,無需專人操控,可反覆執行。此外,使用者也可以自行更換投影片,並啟動超連結。

3.    勾選額外的放映設定選項。

4.    按一下 確定 

展示選定範圍的投影片

1.    按一下 投影片放映 功能表,然後按一下 設定放映方式 
 

2.    按一下 從…至… 選項鈕。

3.    輸入展示投影片範圍內第一張及最後一張投影片編號。

4.     確定 

隱藏投影片

1.     投影片放映模式 下,按一下要隱藏的投影片。
 

2.     投影片瀏覽工具列 上按一下 隱藏投影片 鈕。

自訂放映方式

如果同一份簡報必須向不同的觀眾群進行報告,可以利用建立 自訂放映 ,將相關的投影片集合在一起,如此即可針對不同的觀眾群,放映不同的投影片組合。

建立自訂放映投影片

1.    按一下 投影片放映 功能表,再按一下 自訂放映 
 

2.    按一下 新增 鈕。

3.    在投影片放映名稱的文字方塊中輸入名稱。

4.     簡報中的投影片 清單中,雙按要選取的投影片。

5.     確定  按一下 關閉 

放映自訂放映投影片

1.    按一下 投影片放映 功能表,再按一下 自訂放映 

2.    按一下要執行的 自訂放映 名稱。

3.    按一下 放映 鈕。

編輯自訂放映

1.    按一下 投影片放映 功能表,再按一下 自訂放映 
 

2.    選擇要編輯的自訂放映。

3.    按一下 編輯 鈕。

4.    如果要加入投影片,在 簡報中的投影片 清單中選取要加入的投影片,然後按一下 新增 ,投影片就會出現在 自訂放映中的投影片 清單中。

5.    如要移除投影片,在 簡報中的投影片 清單中選擇要移除的投影片,按一下 移除 

6.    如要更改投影片順序,請在 簡報中的投影片 清單中選取要移動的投影片,再按 往上箭頭 鈕或 往下箭頭 鈕。

7.     確定  按一下 關閉 

建立投影片切換

如果要讓簡報在視覺上更有趣,您可以在投影片之間加入切換特效。

指定切換特效

1.    按一下 投影片檢視模式 

2.    按一下要加入切換特效的投影片。

3.     投影片瀏覽 工具列上按一下 投影片切換特效 下拉清單。

4.    選取您要切換的特效。

套用切換特效到所有的投影片

1.    按一下 投影片放映 功能表中的 投影片切換 

2.    按一下 播放特效 下拉鈕,選取您要的特效。

3.    按一下 全部套用 

設定切換特效的速度

1.     標準檢視  投影片檢視  投影片檢視模式 下,按一下或選取您要編輯切換特效的投影片。

2.    按一下 投影片放映 功能表中的 投影片切換 
 

3.    選取慢、中、快選項。

4.    按一下 套用 

在切換特效中加入聲音

1.     標準檢視  投影片檢視  投影片檢視模式 下,按一下或選取您要編輯切換特效的投影片。

2.    按一下 投影片放映 功能表中的 投影片切換 

3.    按一下 聲音 下拉鈕,並選取您要的聲音檔。
 

4.    按一下 套用 鈕。

列印簡報

您可以用彩色或黑白模式來列印簡報中的所有元件,包括:投影片、大綱、講義、備忘稿等。

列印簡報

1.    按一下 檔案 功能表,再按一下 列印 

2.     列印項目 下拉鈕中,選取列印項目。

3.    如有必要,請設定對話方塊中的選項。

4.    按一下 確定 

列印自訂放映簡報

1.    按一下 檔案 功能表,再按一下 列印 

2.    按一下 自訂放映 下拉鈕。

3.    選取您要列印項目。

4.    如有必要,請更改 列印 對話方塊中的設定

5.    按一下 確定 

設定列印範圍

1.    按一下 檔案 功能表,再按一下 列印 
 

2.    如有必要,按一下 列印項目 下拉鈕,選取 投影片 

3.    在列印範圍中,選取您要列印的範圍。

4.    按一下 確定 

列印大綱

1.    在大綱模式下,顯示要列印的方式。

*   顯示只有標題大綱或全部文字。

*   顯示文字包含或不包含格式。

*   顯示螢幕縮放比例百分比大或小。

2.    按一下 檔案 功能表,再按一下 列印 

3.    按一下 列印項目 下拉鈕,選取 大綱模式 

4.    按一下 確定 

製作講義

格式化講義母片

1.    按一下 檢視 功能表,指向 母片 ,再按一下 講義母片 

2.     講義母片 工具列中,選取每張印表紙張上的列印母片張數。

3.    利用 格式  繪圖 工具列設定講義母片的格式。

4.    如有需要,可加入頁首及頁尾、頁碼、及日期。

5.    結束講義母片的格式設定,請在 母片 工具列上按一下 關閉 鈕。

在講義母片加入頁首及頁尾

1.     檢視 功能表中按一下 頁首及頁尾 

2.     備忘稿及講義 標籤上按一下。

3.    輸入要在講義母片顯示的資訊。

4.    按一下 全部套用 

列印講義

1.    按一下 檔案 ,再按一下 列印 

2.     列印項目 下拉鈕,選取您要列印的種類。

*   按一下 投影片 ,每頁列印一張投影片。

*   按一下 講義 ,選取 每頁列印張數 的下拉鈕,以選取列樣張數。

3.    選擇要列印的順序為 垂直  水平 

4.    按一下 確定 

製作備忘稿

您可以在 標準檢視 中利用備忘稿窗格加入您的備忘稿。每張投影片都有一致的備忘稿,它是由投影片縮圖及文字方框組成,文字方框是您鍵入備忘稿的區域。一旦您建立備忘稿您可從螢幕檢視或列印備忘稿,在備忘稿母片中加入物件也可以加強您備忘稿內容。

在標準檢視鍵入備忘稿文字

1.     標準檢視 下,切換到您要輸入備忘稿的投影片。

2.    在將游加移到備忘稿窗格按一下,輸入您要的文字。

在備忘稿檢視下鍵入備忘稿文字

1.    切換到您要輸入備忘稿的投影片。

2.    按一下 檢視 功能表,按一下備忘稿。
 

3.    如有必要,在 一般 工具列按一下 縮放 下拉鈕將調整百分比,讓文字內容看得更清楚。

4.    將游標點在方框上。

5.    輸入您要的文字。

格式化備忘稿母片

1.    按一下 檢視 功能表,按一下 母片 ,再按一下 備忘槁母片 

2.    改變您要的格式。

*   您可以加入物件到備忘槁母片,如文字或圖片,如此一來,每張備忘稿皆會出現您所加入的物件。

*   您可以按一下 檢視 功能表,再按一下 頁首及頁尾 ,為備忘槁母片加入頁首及頁尾資訊。

*   您也可以加入日期時間及頁碼。

3.    按一下 母片 工具列上的關閉鈕。

自訂備忘稿

就跟製作投影片一樣,您可以也可以在備忘稿中加入日期、時間、頁碼。如果您從備忘稿母片中將物件移除,之後又想將它還原,您可以重新套用備忘稿母片上的版面配置物件 (如圖片、日期、時間、頁碼等),而不影響在預留位置以外的物件或文字。甚至,即使您刪除了備忘稿母片上的本文及版面配置方塊,您也可以很輕易地將它還原。

在備忘稿中加入頁首及頁尾

1.    按一下 檢視 功能表,再按一下 頁首及頁尾 

2.    按一下 備忘稿和講義 標籤。

3.    加入您要的頁首及頁尾資訊。

4.    按一下 全部套用 

在備忘稿母片中重新插入版面配置

1.    按一下 檢視 功能表,指向 母片 ,再按一下 備忘稿母片 

2.    按一下 格式 功能表,然後按一下 備忘稿母片版面配置 

3.    勾選要插入的版面配置物件。

4.    按一下確定 

在個別的投影片中重新插入版面配置方塊

1.     備忘稿 檢視下,切換到要復原版面配置方塊的投影片上。

2.    按一下 格式 功能表,再按一下 備忘稿母片版面配置 

3.    勾選要插入的版面配置物件。

4.    按一下 確定 

自訂備忘稿

1.     備忘稿 檢視下,在空白區域上按滑鼠右鈕。
 

2.    按一下您要格式化項目。

*   按一下 備忘稿色彩配置 ,開啟 備忘稿色彩配置 對話方塊。

*   按一下 備忘稿背景 ,開啟 備忘稿背景 對話方塊。