*   格式化甘特圖

對許多人而言,甘特圖和專案計劃同義;在Microsoft Project中,甘特圖為預設的檢視,您可能會花許多時間在此檢視中。

甘特圖檢視中包含兩部分:左邊為表格,右邊為時幅長條圖。就開始及完成時間、工期及狀態(舉例來說,如任務中的工作已經開始或未開始)而論,圖表中的長條圖所代表的是表格中的任務:至於圖表中的其餘要素,如連接線,則表示任務間的任務相關性。總之,在專案管理領域中,甘特圖是一種專案資訊最普遍及讓人廣泛理解的表示法。

在螢幕中檢視、與其他程式共享或是列印時,您也一樣能在甘特圖檢視中套用預設的樣式,並變更您所點選的甘特圖要素樣式。在此練習中,我們會以甘特圖中的長條圖為主要重點。以下為三種甘特圖長條圖格式化方式:

*    格式 功能表中,選擇 長條圖樣式 ,開啟 長條圖樣式 對話方塊,將對話方塊中所有項目類別格式化。此時,您對項目(例如里程碑)類型所作的更動會套用至甘特圖中所有相同的項目裡。

*    格式 功能表中,選擇 甘特圖精靈 ,將甘特圖精靈中所有項目的類別格式化,但選擇性不多。此精靈內含一系列的對話方塊,您可以從中選擇甘特圖裡最常使用項目的樣式。

*   直接格式化各個長條圖。您所作的樣式變更對甘特圖中其他要素不會造成任何影響。在甘特圖中的長條圖上點兩下即可看見格式化選項。

在此練習中,結合先前自訂的篩選器及表格,建立影片拍攝排程檢視;此檢視將會比較吻合電影業中所使用的標準格式。

在此練習中,您將利用 長條圖樣式 對話方塊來設定許多甘特圖的項目。

1.     檢視 功能表中,選擇 甘特圖檢視 

2.     格式 功能表中,選擇 長條圖樣式 
此時會出現長條圖樣式對話方塊。

假設,您現在第一個想變更的項目是甘特圖中的 里程碑 外觀;因為許多影片專案中的資源都是有遠大抱負的電影明星,可以利用★這個符號來標示。

3.     名稱 欄中,選擇 里程碑 

4.     開始 選項下的 形狀 欄中,選擇★(下拉式清單中最後一個項目)。
此時您會發現您所作的變更已在 外觀 欄中產生變化;里程碑樣式改換成★標誌:

下一步,將任務長條圖旁的 資源名稱 全名換成簡稱。

5.    按一下 文字 標籤。

6.    在對話方塊上方的 名稱 欄中,按一下 任務 

7.    按一下文字標籤 右邊 欄位中的資源名稱,按下拉箭頭,然後點選 簡稱 

8.    按一下 確定 鈕關閉 長條圖樣樣式 對話方塊。
Microsoft Project
會在甘特圖中套用新樣式。
如想仔細查看您所作的樣式變更,請檢視里程碑。

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利用甘特圖中的旗標欄顯示獨特的圖形標誌

如同您在長條圖樣式對話方塊中所見一般,Microsoft Project對甘特圖圖表中各項目的外觀樣式有非常大的彈性空間。或許您想在甘特圖中指出項目清單以外的其他問題,例如長條圖樣式對話方塊中的任務或里程碑。舉例來說,有些影片專案會僱用童星;在大多數情況中,片商僱用童星時,法律會要求專業的社工人員出席;此時,使用特別的長條圖格式醒目提示或標誌影片專案排程中這一類的拍攝任務。您可以使用 旗標 欄達成此目的。

Microsoft Project提供給每個任務、資源及工作分派的旗標欄達20個之多;旗標欄中有任務、資源及工作分派的簡單 / 資料。在童星的範例中,您可以使用 任務旗標 欄指示任務中是否需僱用童星參與演出;然後再指定甘特圖檢視中此任務的特殊標記,並將標旗設定為「是」。

您也可以利用這個旗標欄進行任務的排序、篩選及分組,或是依據旗標欄中的表示值顯示圖形標記。

無論何時,當您需要標明符合標準的任務,卻無法用其他方式紀錄在指定的Microsoft Project欄位中,使用旗標欄即可解決此一問題。如要設定一個旗標欄,請在 工具 功能表中,按一下 自訂 下的 欄位 ;此時會出現資訂欄位對話方塊,在 類型 方塊中點選 旗標 ,然後再從 旗標 清單中選擇您要的選項。如需更多相關資訊,詢問Office小幫手「使用旗標欄」,然後選擇 旗標 欄中您感興趣的指定類型(任務、資源或工作分派)。

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9.    選擇任務11 前製作完成 。在 一般 工具列上,按下 到選定任務 鈕。

到選定任務
此時您會在甘特圖中看見重新格式化過的里程碑及資源簡稱。

*   設定Microsoft Project工作群組功能

不論是Microsoft Project Central還是電子郵件協同作業都需要先設定Microsoft Project

4Microsoft Project啟動工作群組

1.    開啟需要啟動工作群組通訊的Microsoft Project檔案。

2.     工具 功能表中,選擇 選項 

3.    按下 工作群組 

4.     預設工作群組訊息 方塊裡選擇 電子郵件 ,或是 Web ,然後輸入Microsoft Project CentralURL位址。

5.    按下 確定 鈕來結束對話方塊。

您選擇的選項將會成為這個Microsoft Project檔案中工作群組用來分派資源的預設通訊方法,不過用在同一專案的其它資源還是可以使用另一種通訊方法。

同時利用電子郵件和Microsoft Project Central需要額外的設定。請參考下面介紹的Microsoft Project線上文件:

*   以電子郵件通訊的話,請參考 C:\Program Files\Microsoft Office\Office\1033\Prjsetup.htm」或「C:\Program Files\Microsoft Office\Office\1028\Prjsetup.htm」的〈Install the Workgroup Message Handler〉小節(假設您有將Microsoft Project安裝到預設的位置)。

*   以網頁通訊的話,請參考隨書附贈光碟中的「 Pjcntrl\Help\1033\Svrsetup.htm」。

*   使用電子郵件系統與Microsoft Project協同作業

Microsoft Project的電子郵件通訊功能是設計來完成兩件事情:

*   讓專案管理員可以將工作分派、更新和狀態要求傳送給已分派的資源。

*   讓已分派的資源能夠接受工作分派,並傳送工作狀態報告給專案管理員。

專案管理員利用電子郵件工作群組通訊功能,主要的好處是讓資源本身報告儲存在Microsoft Project檔案中,讓您檢核實際工作細節。首先,它能給你詳細的工作狀態進度報告和未來工作進的進度的評估,當然您也可能需要依據您其他的狀況來估計資源的正確性。其次,它函蓋了Microsoft Project檔案的實際細節,稍後您可以在資源工作表加以分析、發展標準工時、和其他的用途。

這一小節說明專案經理和分派的資源同時利用電子郵件通訊功能。

4專案經理:通知資源工作分派

1.    Microsoft Project裡非派資源給工作。

2.    選擇您打算傳送分派通知的工作。

3.    7 工具 功能表中,選擇 工作群組 下的 小組分派 
這時候將顯示出 工作群組郵件 對話方塊。

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Tip

假如您顯示出 工作群組 工具列,也可以按下 小組分派 鈕。

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4.     工作群組郵件 對話方塊裡,選擇 全部任務  選定任務 然後按下 確定 鈕。

5.     主旨 方壞和訊息區域輸入自訂的內容。

6.    按下 傳送 鈕。
Microsoft Project
將會以電子郵件送出 小組分派 的細節給分派的資源。

4資源:接受分派要求

1.    在您的電子郵件程式裡開啟從專案經理送來的小組分派訊息。

2.    然後按下 回覆 鈕。

3.    請輸入任何希望專案經理看見的訊息。

4.    若是接受分派請按下 傳送 鈕。或者若要拒絕分派請在 是否接受欄位中點按兩下可切換 / ,再按下 傳送 鈕。

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Tip

假如您的Outlook正在執行,您接受的工作會加入Outlook 工作 清單中。追蹤這些工作的完成百分比或是在Outlook 工作 清單中標示完成,將會記錄在要傳送給專案經理的狀態報告中。

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4專案經理:要求資源的分派狀態

1.    選擇您要取得狀態的工作。

2.     工具 功能表中,選擇 工作群組 下的 小組狀態 
這時候將顯示出 工作群組郵件 對話方塊。

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Tip

假如您顯示出 工作群組 工具列,也可以按下 小組狀態 鈕。

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3.     工作群組郵件 對話方塊裡選擇 全部任務  選定任務 然後按下 確定 鈕。

4.     主旨 方塊和訊息區域輸入自訂的內容。

5.    按下 傳送 鈕。
Microsoft Project
將會以電子郵件附件的方式送出 小組狀態 給分派的資源。

4資源:傳送分派狀態給專案經理

1.    在您的電子郵件程式裡開啟從專案經理送來的小組狀態訊息。

2.    在顯示出來的小組狀態訊息裡,輸入剩餘工作,每日實際工作,和需要列出來的註解。

3.     傳送 鈕。
這時候您的狀態報表已經傳送給專案經理了。

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Tip

Microsoft Outlook,您可以產生一份未核可的小組狀態報表給專案經理。請開啟 工作 資料夾,然後在 動作 功能表中選擇 新狀態報表 

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4專案經理:以小組狀態的回應更新Project檔案

1.    在您的電子郵件程式裡開啟從資源送來的小組狀態訊息。

2.    檢視這一份由資源回報的實際狀況,如果認可的話請按下 更新 鈕。
Microsoft Project
將以資源的實際狀況更新檔案。

*   在兩專案間建立相依性

大多數的專案不會以獨立狀態存在的。 任務執行或一個專案逐漸推展時可能需要依靠其他專案裡的任務,您可從專案間的連接任務中看到這層關係。

有些時候您可能需要建立專案間的相依性如:

*   在一個專案裡一個任務的結束可能是另一個專案裡一個任務的開始。例如:另一個專案經理人可能在您開始建築一棟大廈前需要完成一個環境影響說明,即使這兩個任務是被分在兩個專案檔裡管理的,一個專案還是會受到另一個專案的影響。113

*   一個人或一套裝備可能被分派至一專案裡的一任務內,而您必須延遲在其他專案裡一個任務的開始直到第一個任務完成,除了相同的資源是他們所必須的之外,這兩個任務可能沒有共同點。

除了外表上前項任務和後項任務有灰色的任務名稱和甘特圖之外,任務在專案檔間的關係看起來似乎像是在一個專案檔裡任務和任務之間的關係,這樣的任務有時也被稱為 外部任務 ,因為他們並沒有連結專案檔裡的任務,只有連結任務至其他專案檔裡。

在這個練習中,您連結任務至兩個專案檔裡,而您可以在這兩個專案裡看到這個結果,如同在一個合併專案檔裡一樣。

1.    打開您硬碟裡 MS Project 2000 Practice114 資料夾的 Park3 ,選取 天馬廣告行銷13 ,然後按下 開啟 鈕。

2.     檢視 工具列,按一下 甘特圖 

3.     輸入 表格按一下任務8 添加對白 

4.     一般 工具列,按下 到選定任務 鈕。在任務甘特圖的右方,一項資源分派至任務的名稱是 非比肯專業音效股份有限公司 ,您想在這個任務完成後,在 飛行玩具商業廣告 這個專案裡使用錄音室,接下來您將連結任務8 飛行玩具商業廣告13 專案檔。

到選定任務

5.    打開您硬碟裡 MS Project 2000 Practice  Part3 的資料夾,選擇 飛行玩具商業廣告13 ,然後按下 開啟 鈕。

6.    選擇任務7 最終的旁白錄製 

7.     一般 工具列上,按下 任務資訊 鈕。

任務資訊
此時將出現 任務資訊 對話方塊,在對話方塊中,您將在前置任務輸入檔案名稱和任務識別碼以此種格式:「檔案名稱\任務識別碼」。

8.    按一下 前置任務 標籤。

9.     識別碼 欄內,按一下 任務下的一個空格,然後輸入「天馬廣告行銷13\8」。

10.  Enter 鍵,然後按下 確定 鈕關閉 任務資訊 對話方塊。
Microsoft Project
插入這個外部任務名稱 添加對白 至專案裡。

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如果您將游標指向外部任務甘特長條圖,Microsoft Project會出現一個工具提示。包含了有關外部任務的詳細資料,及包括全部到外部專案的路徑並且這個路徑屬於外部前置任務。

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11.  一般 工具列上,按下 到選定任務 鈕。

因為這個外部任務在9/19結束,而這個任務以一個結束連結開始的關係連結著,任務8的開始日期移至9/19,而後的所有任務也都全部重新安排過,接下來您將在天馬廣告行銷專案裡看到這些外部任務。

12.  視窗 功能表,選取 天馬廣告行銷13 。這時您可以看到外部任務9 最終的旁白錄製 是任務8 添加對白 的後置任務,因為任務8是個沒有和其他專案連結的任務,因此他對其他任務並沒有影響。
兩個專案之間任務的連結會繼續存在直到您解除連結,在原始檔案解除一個任務,或在最終目的檔裡的外部任務解除相同的任務或其他檔裡的外部任務結束這個練習,您將會在合併專案檔裡連結兩個專案。

13.  視窗 功能表,選擇 合併任務13 。您可看到在第一個插入專案任務 添加對白 和第二個插入專案任務 最終的旁白錄製 之間的關係。

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Tip

當您看到一個合併檔案,您可在 一般 工具列上,按下 連結任務 鈕,很快的建立跨專案連結。在兩個任務長條圖間以拖曳滑鼠的方式也可以達到相同的效果。

連結任務

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此時您的螢幕會出現如下圖示:

因為您正留意一個合併專案檔,這個跨專案連結不會以一個外部任務的形式出現。

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Tip

每一次您打開一個連結專案檔時,Microsoft Project者會提醒您更新跨專案連結,若您不需要這個提醒可以關閉它,或您讓Microsoft Project自動從連結專案檔更新資料。在 工具 功能表中,選擇 選項 ,然後按一下 檢視 標籤,在 檔案名稱 下的 跨專案連結選項 ,選擇您需要的選項。